Tio tips som förbättrar dina presentationer

Det allra viktigaste när man ställs inför en publik är att veta vad åhörarna förväntar sig få ut av din presentation. Att du förstår den aktuella målgruppen och att sammahanget stämmer. Det handlar om att hitta nivån och det språk som fungerar för gruppen. Våra olika fackspråk kan många gånger vara väldigt begränsande.

Följande punkter hjälper dig att inte hamna fel i din förberedelse av ditt presentationsmaterial och i din mentala ansats inför presentationen:

• Begränsa ditt stoff till det
som är intressant för åhörarna

Presentera dina tankar utifrån åhörarnas utgångspunkt eller perspektiv. Istället för att säga: ”Vi har...”, ”Vi gör...”, ”Vi satsar...” bör du lägga fram innehållet som ”Du får...”, ”Du sparar...”, ”Din trygghet...” osv. Låt kundnyttan bli fokus.

Välj bara sådant som kan föra dialogen framåt till nytta för åhörarna. Skär bort allt extra material. Att en producent visar upp sina lokaler eller maskiner är egentligen inte intressant för dem som skall använda produkterna. Lyft istället fram de fördelar som produkterna ger. Om lokaliseringen är viktig, framhåll då avstånd till viktiga platser, eller andra betydelsefulla faktorer, istället för att visa fasaden på huset.

Du måste vara helt klar över ditt mål med presentationen redan från början. Vill du väcka intresse, skapa preferens, offerera, komma till avslut eller hålla kunden nöjd? Håll fast vid ditt mål igenom hela presentationen.

• Begränsa antalet presentationsbilder till 6–7

När man talar om en vanlig företags- eller produktpresentation gör du väl i att begränsa innehållet till 6–7 bilder, plus en startbild och en sammanfattningsbild. Om detta skulle vara alltför krävande kan du använda s.k.”byggbilder” som adderar textrader eller foton/illustrationer efterhand som du talar. Även här är det bra att begränsa sig till 3–5 rader på en bild. ”Byggbilder” har den fördelen att åhörarna inte börjar läsa och dra iväg i tankarna medan du talar. Du röjer innehållet efter hand och koncentrationen hålls på topp. Det kan vara en god vana att läsa upp varje ny textrad du lägger fram. Då kommer ditt tal i fas med publikens tankar.

Vid föreläsningar, redovisningar eller i samband med undervisning krävs ofta fler bilder och mer text. Då måste innehållet och syftet avgöra antal bilder och textmängd. Mästaren visar sig i förmågan att begränsa sig, och dokumentationen som du lämnar ut kan vara utförligare än de bilder man visar.

• Använd genomtänkta och enhetliga mallar för
att presentera ditt företag

För att bli effektiv i förberedelsen bör du använda mallsidor för ditt presentationsprogram. Dåligt genomtänkta mallsidor kan skapa mycket merarbete och stress. Ta fram fräscha mallar som fyller behovet eller lägg ut jobbet på ett proffs. Sedan anpassar du lätt innehållet efter dina behov.

Det är inte det tekniska pillandet som skall ta din kraft och uppmärksamhet utan syftet med presentationen, innehållet och upplägget. Själva den mentala förberedelsen är viktigast.

Riktiga och väl fungerande mallar stärker intrycket av dig som presentatör och ert varumärke. Brister i utförandet och i kvalitén på ditt presentationsmaterial kan dra ner hela intrycket.

Ett tips: Det finns alternativ till Microsoft PowerPoint och Apple Keynote. Ibland kan det vara mera praktiskt med en presentation som är byggd som en webbsida. Då är även presentationen tillgänglig överallt där Internet finns. Webbläsaren Opera har ett speciellt presentationsläge där du enkelt kan variera storlek på texter efter det aktuella behovet. Därtill är lösningen gratis. Du behöver inte investera i programvaror. Kolla Operashow webbpresentation på engelska!

• Enkelhet i form och layout vinner
framför utsmyckning och dekor

En klar och lättläst typografi och en ren layout gör att du som talare får allas uppmärksamhet. Komplicerade och väldigt innehållsrika bilder kan medföra att åhörarnas tankar vandrar iväg eller blockeras av frågor som bilden väcker. Då kan du förlora åhörarnas uppmärksamhet.

Använd bilder hellre än ord för att framhålla produktfördelar. Skapa illustrationer som åhörarna förstår och som har ett klart samband med det du talar om. Inte sk. ClipArt eller ”roliga gubbar” om de inte tillför något i kommunikationen.

Logotyper och varumärken behöver inte finnas med på varje sida. Det räcker att de finns med med startbilden och avslutningsbilden.

Ett genomgående färgtema håller ihop presentationen såvida inte färgen används för pedagogiska syften.

• Ge texter och bildelement tillräcklig kontrast

Läsbarheten är beroende av k ontrast i färger och i storlek på texter. Du vill inte ha åhörare som gnäller och undrar om du kan förstora bilden. Ta även hänsyn till färgblinda. Ett vanligt färgproblem är att inte kunna skilja mellan rött och grönt. Så använd färger med eftertanke så att din presentation blir tillgänglig för alla.

• Skall presentationen visas i en
belyst eller mörklagd lokal?

För en upplyst lokal fungerar bilder med ljus bakgrund bäst tillsammans med mörka texter. För en mörklagd lokal är det bättre med mörk bakgrund och vita eller ljusa texter. Detta beror på att pupillen i ögat vidgas i en mörklagd lokal. Då blir det jobbigt för ögat att växla mellan en mörk miljö och en väldigt ljus presentationsbild som kanske har vit bakgrund, och vice versa.

Därför är det bra att ha tillgång till två versioner av samma presentation, en med ljus resp. en med mörk mallsida, så eliminerar du en onödig störning.

Även om det går att mörklägga lokalen bör du inte acceptera en helt mörk miljö. Risken är att du som presentatör helt försvinner och får tala rakt ut i mörkret. Det är ingen bra förutsättning för att knyta an till publiken. Be i alla fall om strålkastarljus på dig som presentatör.

• Om du måste presentera något på ett annat språk

Om du inte kan använda ditt modersmål och du känner att du inte har full koll på det andra språkets kultur och tänkande är det bäst att få support av en språkkonsult. Har du ingen sådan till hands kan ComArt hjälpa dig med kontakten. Det finns redan alltför många roliga exempel på dålig engelska så du behöver inte bygga på med fler.

Det enklaste sättet att komma runt språkproblem och kulturfrågor är att framställa en presentations-DVD med korta filmer eller presentationsbilder med tal av en professionell speaker. DVD:n kan täcka in flera olika ämnen eller produkter. Du väljer vad du vill visa efter den publik du har och sammanhanget. Då kan man klara sig med en kort, väl inövad inledning, och sedan visa olika avsnitt från DVD:n. Mellan avsnitten kan du begränsa dig till några korta fraser och en väl inövad sammanfattande avslutning.

• No business without showbusiness

Ständigt hör vi uttryck som infotainment (en förening av information och entertainment) och edutainment (education och entertainment) när det gäller TV och webben. Detsamma gäller dina presentationer. Ett bra informationsinnehåll tillsammans med ett mått av stimulans eller underhållning går hem. Därför gör du väl i att överraska, dramatisera och att utnyttja retorikens alla delar.

Att berätta en historia är vanligen mycket effektivt för att få med sig åhörarna. Alla väntar på upplösningen.

Utnyttja även analogier eller liknelser. Måla upp bilder i sinnet på åhörarna med hjälp av ord, och jämför med välkända saker eller fenomen. Det är ett bra sätt att koppla nya tankar till gammal kunskap.

Humor kan vara befriande, men också vanskligt i samband med presentationer. Hoppa över det om du är osäker på vilka som sitter i publiken. Var extra försiktig med en utländsk publik med annan kultur eller religion. Men ord och fraser som signalerar att du är på gott humör och mår bra kan vara en god ersättning. Var öppen, ärlig och vänlig.

• Var noga med att hålla tiden!

Du visar respekt för åhörarna genom att hålla uppsatt tid. Gå aldrig över tiden. Skulle du vara sist i en grupp presentatörer bör du ha en plan B till hands — ifall de övriga går över tiden. Det kan handla om att ha presentationen tillgänglig på Internet med ljud och allt. Lämna då ut inloggningsuppgifter till åhörarna eller dela ut din info på papper istället (kanske med ett speciellt erbjudande för att få dem att läsa det), så får du förmodligen ett bättre gensvar än att dra över tiden.

Ifall tiden inte är satt för din presentation är det alltid bättre att du håller den kort och har åhörarnas uppmärksamhet hela vägen än att vara långrandig med en oengagerad publik. Rusa inte heller iväg med det du har att framföra. Tala lungt och klart hela tiden. Problemet med de flesta presentationer är att de är för långa, inte att de är för korta.

• Genrepa inför riktiga åhörare

Repetera, repetera och repetera ditt framförande. Med en god förberedelse blir du mer levande när det verkligen gäller. Slipa på övergångarna och bygg broar mellan huvudpunkterna. Lägg in viktiga pauser i din disposition så att åhörarna får tid att smälta det du sagt.

Inför viktiga presentationer är det alltid bra att genomföra en generalrepetition med det verkliga materialet till hands. Helst med verkliga åhörare som kan kommentera, diskutera och ev. ifrågasätta upplägg och innehåll innan det är för sent att ändra. Satsa mest på inledningen och avslutningen så att de blir korta och koncisa.

Fundera på förhand igenom hur du agerar om du råkar ut för tekniskt strul! Kanske ett projektorhaveri eller strömavbrott. Vad väljer du att göra i ett sådant fall? Det är bra om du har en utväg till hands. Din reaktion på en sådan händelse kan ha stor betydelse för din framgång med presentationen.

Ta tre djupa andetag innan du går fram på podiet. Sök direkt ögonkontakt med ett par, tre personer bland åhörarna. Gärna några som såg glada ut när de kom in i salen.

För att bli en övertygande presentatör är det bra att studera framgångsrika exempel. Nästa gång du tar del av en lyckad presentation eller ett bra TV-program, fundera då på hur det kunde bli så övertygande. Skriv ner dina iakttagelser och låna metoderna för din egen presentation. Då fortsätter du att utvecklas som presentatör.

Välkommen med synpunkter på tankarna ovan eller att resonera med oss, ring Cay på 031–12 10 82 direkt!

Mer material om presentationer:

» Sanningens ögonblick framför dina åhörare

Kontakta oss! Kommentera!